Total Cost of Ownership (TCO)



  • Definisi umum: Perkiraan semua biaya langsung dan tidak langsung berkaitan dengan sebuah aset atau teknologi selama siklus hidupnya.

  • Konsep berdasarkan pada teori biaya transaksi (transaction cost theory) oleh Oliver E. Williamson, 1985

  • Analisis TCO awalnya dikembangkan oleh perusahaan riset Grup Gartner pada tahun 1987 untuk menentukan biaya dari memiliki dan menggunakan komputer pribadi pada sebuah perusahaan.

  • Idealnya penilaian TCO selain mengandung biaya pembelian, juga semua aspek dalam penggunaan dan perawatan suatu peralatan atau sistem.

  • Biaya-biaya tersebut meliputi:

- Biaya Pelatihan untuk petugas support.
- Biaya pelatihan untuk user
- Biaya yang terjadi jika terjadi kerusakan (terencana atau tidak terencana).
- Insiden yang mengurangi kinerja (misal: user menunggu selama ada perbaikan)
- Biaya jika ada masalah keamanan (reputasi dan pemulihannya)
- Biaya persiapan bencana dan pemulihannya.
- Ruangan
- Listrik
- Biaya pengembangan
- Biaya test infrastruktur IT
- Quality Assurance
- Boot image control
- Penanganan sampah elektronik
- Penonaktifan sistem / peralatan

  • TCO memandang melampaui investasi modal awal dengan mempertimbangkan dukungan teknis, administrasi, pelatihan, dan penghapusan.
  • TCO mengestimasi biaya tahuan per pengguna untuk setiap pilihan prasarana potensial; biaya ini kemudian dijumlahkan.

  • Perkiraan yang teliti berdasarkan TCO memberikan angka perhitungan yang dapat membandingkan pilihan investasi atau pengadaan aset.
  • Rumus Menghitung TCO:

TCO = total cost of ownership
A = acquisition cost
P.V. = present value at the company`s cost of money
Σ = the sum of the terms in ( ) from years i to n
Ti = training cost in year i
Oi = operating cost in year i
Mi = maintenance cost in year i

Analisa TCO dari Microsoft Office 2007; OpenOffice.org versi 3; dan Google Documents

  • Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2007 merupakan pengembangan dari Microsoft Office 2003 yang sudah teruji kemampuan dan kehandalannya sebagai aplikasi perkantoran yang tidak ada duanya. Penampilan Office 2007 sungguh diluar dugaan, pada versi terbarunya ini Microsoft merobak total dan tidak sedikitpun menyisakan penampilan Office yang ada pada versi sebelumnya. Semua tampilannya hampir tidak mencerminkan Microsoft Office yang penuh dengan menu dan sub menu yang merepotkan.

Perintah-perintah yang ada pada Microsoft Office Xp maupun di Ms. Office 2003 masih bisa digunakan, namun kali ini Microsoft merobak total dan kalau kita ingat hampir sama ketika Microsoft merobak Windows 3.1 dan Windows 3.11 ke Windows 95 dan Windows NT. Microsoft Office 2007 hadir dengan fasilitas yang disebut dengan Ribbon. Ribbon ini dimaksudkan untuk memudahkan pengguna menggunakan semua features yang ada di Office 2007 dengan one klik hingga waktu pengerjaan bisa dihemat dengan sangat berarti.

Perubahan yang cukup signifikan dari Microsoft Office 2007 ini antara lain User Interface. Coba perhatikan perubahan ini terlihat pada Word, Excel, dan Powerpoint. Pada aplikasi ini nyaris tidak terlihat menu-menu seperti versi sebelumnya. Disini semua menu diganti dengan penampilan ikon yang inovatif dan informatif. Dengan sedikit menu dan nyaris tidak terlihat sub menu ini akan memudahkan bagi pemakai. Beberapa Interface yang ada di Office 2007 yang dirombak secara total antara lain tombol-tombol menu, sehingga menu yang terdapat pada Office 2007 lebih transparan dan teratur sehingga mudah penggunaannya.

Menu dropdown yang ada pada versi sebelumnya kini hampir tidak ada, pada menu home misalnya, terdapat pilihan Clipboard, Font, Paragraph, Styles, dan Editing. Sedangkan untuk pilihan-pilihan yang tersedia berbentuk horizontal dan menggabungkan teks dan icon sehingga sangat mudah dan tidak perlu masuk dari menu ke sub menu.

Pada versi lama Menu File merupakan menu awal yang sangat berguna untuk melakukan setting awal, seperti untuk menentukan ukuran kertas, menyimpan file, mencetak file dan sebagainya. Pada Office 2007 menu tersebut berubah total. Menu File pada versi sebelumnya kini hadir dengan sebuah ikon lingkaran dengan logo Office yang terletak di pojok kiri atas. Ketika pemakai mengklik ikon tersebut maka akan tampak pilihan-pilihan New, Open, Convert, Save, Save As, dan lain-lain.

Perubahan menu ini berlaku untuk semua keluarga Microsoft Office 2007. Jadi kalau Anda sudah membuka Microsoft Word 2007, maka ketika masuk ke aplikasi lainnya menu yang ditampilkan relatif hampir sama. Dengan demikian pemakai tidak akan kerepotan karena semua pilihan sudah bisa digunakan tanpa harus tersesat.

  • OpenOffice.org versi 3

Sebagai paket Office yang semakin populer, OpenOffice.org menawarkan sejumlah kelebihan, baik dari sisi lisensi ataupun teknis. Apa saja kelebihan OpenOffice.org dibanding Microsoft Office ?

BOLEH dikatakan, hampir tidak ada pengguna komputer aktif yang tidak mengenal paket office Microsoft Office. Sebagian pengguna komputer bahkan tidak bisa bekerja produktif tanpa produk tersebut. Sudah bertahun-tahun lamanya, Microsoft Office menguasai pasar. Pengguna semakin termanjakan dan tergantung. Harga lisensi penggunaan MS Office memang cukup berpotensi membuat “jantungan”. Harga satu paket lengkap bahkan bisa lebih mahal dari hardware komputer yang cukup baru.

Sayangnya, sebagian besar pengguna hanya menggunakan fungsionalitas word processing (Word) atau presentation (PowerPoint). Hanya sebagian yang menggunakan spreadsheet (Excel) ataupun database (Access). Dan, hebatnya, dari satu versi ke versi lain, pengguna secara pintar (teknikal ataupun non-teknikal) digiring untuk upgrade dan dalam kurun waktu lama, proses ini berubah menjadi ketergantungan.

Untungnya, sekarang kita memiliki salah satu alternatif, yang turut muncul bersama gerakan free/open source software. Nama paket Office tersebut adalah OpenOffice.org, yang juga populer disebut sebagai ooo (atau oo.o) yang dikembangkan oleh Sun Microsystems.

Dari sisi fitur, harus diakui ooo belum bisa dibandingkan dengan Microsoft Office. Namun, sebagian besar pengguna toh hanya membutuhkan sebagian kecil fungsionalitas, yang sudah dipenuhi dengan baik oleh OpenOffice.org. OpenOffice.org datang dengan semua komponen Office yang dibutuhkan untuk bekerja sehari-hari :

  • Word Processing (Writer)
  • Spreadsheet (Calc)
  • Presentation (Impress)
  • Database (Base)
  • Drawing/Graphics (Draw)
  • Formula/Math (Math)
  • Macro
  • dan lain sebagainya

Selain itu, ooo juga datang dengan berbagai fitur lain, yang bahkan belum bisa disediakan oleh Microsoft Office. Kita akan membahas sepuluh diantaranya.

1. Ketersediaan source code

OpenOffice.org adalah free/open source software. Artinya, source code OpenOffice.org tersedia dan bisa dimanfaatkan dengan sangat fleksibel (sesuai lisensi GNU LGPL). Dari sisi lisensi, ini artinya pengguna tidak perlu mengeluarkan sepeser uangpun untuk membeli lisensi penggunaan. Pengguna mungkin perlu mengeluarkan sedikit uang untuk membeli buku panduan atau media instalasi OpenOffice.org.

Ketersediaan source code juga memiliki nilai tambah. Diantaranya, kita tidak bergantung pada satu perusahaan tertentu. Siapa saja, selama menuruti lisensi yang digunakan, bisa mengembangkan sendiri paket Office berbasis OpenOffice.org. Bukan pekerjaan yang sederhana, tapi kita bisa melakukannya.

Katakanlah suatu hari pengembang OpenOffice.org sudah tidak berminat mengembangkan lagi, akan muncul kelompok-kelompok lain (mahasiswa/akademisi, yayasan, perusahaan, pemerintah, siapapun) yang bisa mengembangkan dengan legal.

2. Berjalan pada banyak platform

Microsoft Office hanya berjalan secara natif pada Windows dan Macintosh. Artinya, kalau Anda sekarang menggunakan Windows dan Microsoft Office dan suatu saat ingin berpindah ke Linux, maka Anda kehilangan Microsoft Office.

Sementara, OpenOffice.org berjalan pada Windows, Macintosh, Linux, UNIX, BSD. Anda berpindah dari Windows ke Linux? Linux ke Solaris? Anda akan tetap menjumpai OpenOffice.org dan tetap bisa produktif. Dengan menggunakan OpenOffice.org, Anda bisa menggunakan banyak pilihan sistem operasi.

3. Kompatibel dengan Microsoft Office dan format office lainnya

Dengan menggunakan OpenOffice.org, kita tetap bisa membuka dan menyimpan dokumen-dokumen yang dihasilkan dari Microsoft Office. Tidak masalah. Kompatibilitas dengan MS Office memang tidak sempurna tapi pastinya, sudah sangat baik dan semakin dikembangkan.

Tidak hanya itu, OpenOffice.org juga bisa membuka dan menyimpan dokumen dari banyak paket office lain. Sebut saja WordPerfect, Lotus dan AutoCAD. Dengan menggunakan OpenOffice.org, Anda bisa bekerja dengan banyak format dokumen.

4. Format OpenDocument yang terbuka dan fleksibel

OpenOffice.org 2.x menggunakan format dokumen OpenDocument, yang sangat terbuka. Siapa saja bisa membaca spesifikasi format dokumen tersebut.

Dari sisi teknis, kita bahkan mungkin mengamati isi dokumen tanpa memiliki program OpenOffice.org terinstall, walaupun akan cukup kerepotan untuk membaca.

Pihak yang memiliki kepentingan tertentu bisa pula mengimplementasikan paket Office yang mampu membaca dan menyimpan ke format OpenDocument. Sudah cukup banyak program yang bisa membuka dan menyimpan format OpenOffice.org.

Pemerintah juga sebaiknya mendistribusikan dokumen/template dalam format terbuka, dan memastikan semua rakyat – baik yang bisa membeli ataupun tidak bisa membeli paket office yang digunakan – tetap bisa membaca/menggunakan dokumen/template yang didistribusikan.

Selama spesifikasi teknis dokumen tersedia, kita – sebagai pemilik dokumen – aman.

5. Ekspor ke PDF dan format lain dengan mudah

Dengan menggunakan OpenOffice.org, dokumen yang kita buat bisa langsung diekspor ke format lain, seperti PDF atau Flash dengan mudah, tanpa membutuhkan program atau pustaka tambahan.

Microsoft memang menyediakan plugin Save as PDF (bebas download) untuk Office 2007, namun OpenOffice.org sudah datang dengan fungsionalitas ini sejak dulu, terintegrasi dan tidak hanya untuk format PDF, melainkan masih banyak format lain.

6. Macro dalam berbagai bahasa pemrograman

Macro dapat digunakan untuk mengembangkan fungsionalitas Office. Dengan OpenOffice.org, macro dapat dibangun dengan berbagai bahasa pemrograman seperti Python dan Javascript, disamping OpenOffice.org Basic. Dukungan bahasa ini akan terus bertambah.

7. Akses database yang luas dan transparan

OpenOffice.org datang dengan dukungan database yang luas. Dengan dukungan berbagai driver natif, ODBC dan JDBC, Anda bisa menghubungkan OpenOffice.org dengan hampir semua database system populer yang ada di dunia ini.

OpenOffice.org sejak versi 2.x bahkan datang dengan database front end Base yang sangat mirip dengan Microsoft Access.

8. Wizard untuk konversi dokumen MS Office

Punya satu folder (dengan struktur yang rumit) berisikan banyak dokumen MS Office baik Word, Excel atau PowerPoint? Ingin mengkonversikan ke format OpenOffice.org? Mudah. Cukup akses saja menu File -> Wizards -> Document Converter. Anda akan dipandu sehingga proses konversi bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.

9. Sangat Customizeable

Ingin mengubah sebagian besar user interface OpenOffice.org? Bosan dengan menu bar default? Hanya ingin menampilkan satu atau dua menu saja? Ingin mengganti icon default? Gunakan menu yang ada dan dalam sekejap, tampilan OpenOffice.org Anda dijamin berbeda dengan pengguna lain!

Ingin lebih cepat? Edit saja file konfigurasi XML-nya.

10. User interface yang konsisten antar komponen

Arsitektur program OpenOffice.org dan sistem komponennya dikembangkan dengan sangat baik. Salah satu akibatnya, user interface Writer, Calc, Impress dan komponen lain sangatlah konsisten. Kita bahkan bisa membangun macro untuk memanggil komponen tertentu dari OpenOffice.org.

  • Google Documents

Salah satu produk yang dikeluarkan Google untuk menjadi solusi bagi anda yang ingin menggunakan aplikasi pengolah data layaknya Ms.Office secara gratis. Banyak dari blogger menyebutnya Google Documents atau cukup disingkat Docs.Tampilannya berbasis Web, dengan aplikasi ini anda dapat membuat dokumen baru, seperti doc, xls, dan bisa juga file odt, ods, rtf, csv, ppt, dan html. Tentu ini jauh lebih komplit karena file berektensi odt itu hanya dimiliki oleh OpenOffice.org. Tampilannya mirip dengan Ms. Office 2003, sehingga akan dengan mudah menjalankannya.

Fitur yang tidak dimiliki oleh aplikasi lain adalah fitur kolaborasi, fitur ini bisa langsung anda gunakan degan memberi cek di depan nama file, lalu klik tombol share di atasnya. sebuah boks akan menawarkan berbagai pilihan akan muncul, tersedia opsi “as collaborator” yang akan membuka akses baca tulis dokumen utuk orang-orang terpilih, sementara fungsi “as viewer” hanya akan memberikan akses baca saja.

Anda juga dapat mengirimkan undangan untuk mengakses dokumen dengan mengetikan alamat-alamat email yang akan diberi hak akses. alamat e-mail yang dimasukan harus merupakan e-mail Google atau email lain yang sudah tergabung dengan google. Dalam undangan juga anda diperbolehkan untuk mengatur agar fitur kolaborasi dapat diakses oleh banyak pengguna dari satu mailing list ataupun memungkinkan pengguna yang anda undang mengundang orang lain.

Nantinya, bila undangan dibuka, penerima undangan akan menerima sebuah link yang isinya dokumen yang anda bagikan. selanjutnya ia harus login dengan akun Googlenya untuk mengedit dokumen tersebut.

Untuk memudahkan dalam berkolaborasi , saat mengedit dokumen akan muncul jendela chat di layar spreadsheet dan fitur revisi dokumen akan mencatat “siapa mengganti apa dan kapan”.

Salah satu kelebihan lain adalah anda dapat mempublikasikan isi dokumen ke web ataupun blog hanya dengan dua kali klik More Actions>Publish dan dokumen pun langsung dibagi pakaikan ke dunia maya.

  • Pilihan saya sebagai mahasiswa dari ketiga software office tersebut:

Microsoft Office 2007 merupakan pilihan utama saya, meskipun memiliki TCO yang paling besar dibandingkan dengan kedua software lainnya namun saya lebih untuk tetap menggunakan Ms. Office 2007 untuk kepentingan office sehari-hari. Berbagai fitur serta kelengkapan format yang disediakan memudahkan segala aktivitas saya sebagai mahasiswa khususnya dalam mendukung pembuatan tugas-tugas kuliah dan lain sebagainya. Bagaimanapun juga saya lebih percaya sepenuhnya terhadap produk Microsoft, selain familiar dan mudah digunakan atau user friendly, Ms. Office 2007 yang terbaru ini juga memiliki keunggulan yang lebih baik dan sempurna dari versi lama atau yang sebelumnya.

  • TCO yang paling rendah:

OpenOffice.org versi 3
Microsoft Office 2007
Biaya Hardware $450.000,00 $450.000,00
Biaya Operasi $70.000,00 $467.500,00
Biaya Analisis Aplikasi $14.946,20 $1.086,22
Biaya Analisis Dokumen $4.000,00 $0,00
Biaya Lisensi $0,00 $654.000,00
Biaya Pendukung (3Tahun) $61.560,00 N/A
Paket Prabayar Pendukung N/A $14.499,00
Biaya Latihan $389.440,00 $328.640,00
Biaya Administrasi $25.207,33 18.617,20
Biaya Migrasi Dokumen $10.776,90 $0,00
Biaya Migrasi Makro $21.490,56 $316,44
Total dengan Hardware $1.047.420,99 $1.934.658,86
Penghematan Biaya $887.237,87
Presentase Penghematan 46%
Total tanpa Hardware $527.420,99 $1.017.158,86
Penghematan Biaya $489.737,87
Presentase Penghematan 48%

Berdasarkan data di atas tampak perbandingan antara OpenOffice.org versi 3 dengan Microsoft Office 2007. Jika kita hitung dengan menggunakan formula perhitungan TCO di atas maka hasilnya akan menyebutkan bahwa OpenOffice.org versi 3 memiliki TCO yang lebih rendah dibandingkan dengan Microsoft Office 2007. Begitu pula jika  dibandingkan dengan Google Documents akan menghasilkan bahwa OpenOffice.org versi 3 akan tetap memiliki TCO yang lebih rendah dikarenakan biaya yang diperlukan lebih sedikit dibandingkan kedua software office lainnya. Hal ini karena kita bisa memperoleh OpenOffice.org versi 3 dengan gratis tanpa harus membeli lisensi resmi dan tidak memerlukan sambungan atau koneksi internet sehingga secara keseluruhan biaya yang kita keluarkan akan menjadi lebih hemat.


  • Sumber Referensi:

  1. Cybersource: Linux vs Windows – Total Cost of Ownership Comparison
  2. How Windows Reduces TCO
  3. Keunggulan Microsoft Office 2007
  4. 10 Keunggulan OpenOffice.org dibandingkan Microsoft Office
  5. Tentang Google Docs – Kolaborasi Office secara Gratis